Tässä aiheessa opit kirjoittamaan lyhyitä, kohteliaita ja selkeitä viestejä sekä sähköpostilla että esimerkiksi oppilaitoksen viestintäjärjestelmässä. Harjoittelet erityisesti opiskeluun liittyviä viestejä (opettajalle, ryhmälle, opintotoimistoon).
1) Miksi viestin rakenne on tärkeä?
Selkeä rakenne auttaa vastaanottajaa ymmärtämään nopeasti:
- mistä on kyse
- mitä pyydät tai ilmoitat
- mitä vastaanottajan pitäisi tehdä (vastata, hyväksyä, antaa ohje, tms.)
- mihin mennessä
Hyvä viesti on usein lyhyt, mutta siinä on kaikki oleellinen.
2) Hyvän viestin perusrakenne (malli)
- Aihe (otsikko)
- Tervehdys
- Ydinviesti (asia + tarvittavat tiedot)
- Toive / pyyntö (mitä haluat vastaanottajan tekevän)
- Kiitos
- Lopetus + nimi (ja tarvittaessa ryhmä/opiskelijanumero/kurssi)
Runkomalli:
- Aihe: …
- Hei …,
- Kirjoitan, koska …
- … (tärkein asia)
- Voisitko … / Voinko … / Tarvitsisin …
- Kiitos avustasi.
- Ystävällisin terveisin,
Etunimi Sukunimi
(Ryhmä / Kurssi / Opiskelijanumero)
3) Aihe-kenttä (otsikko): Selkeä ja tarkka
Aihe kertoo viestin tarkoituksen. Hyvä aihe on lyhyt ja informatiivinen.
Hyviä esimerkkejä:
- Poissaolo 10.2. – suomen kurssi
- Kysymys tehtävästä 3 (Kurssi: Suomen kielen perusteet)
- Palautusajan pidennys – tehtävä 2
- Tapaamisaika ohjaukseen
Heikkoja esimerkkejä (vältä):
- “Hei”
- “Kysymys”
- “Asiaa”
4) Tervehdys ja puhuttelu: Sopiva kohteliaisuus
Opiskeluun liittyvissä viesteissä käytä mieluummin neutraalia ja kohteliasta tyyliä.
Yleisiä tervehdysmuotoja:
- Hei! (yleinen, sopii useimpiin tilanteisiin)
- Hei [Etunimi]! (jos opettaja pyytää etunimeä tai viestintä on tuttua)
- Hyvää huomenta / päivää! (hieman muodollisempi)
Jos et tiedä nimeä:
- Hei,
- Hyvää päivää,
Huomio:
- Suomessa usein ”Hei” + nimi on riittävän kohtelias myös opettajalle.
- “Arvoisa” on yleensä liian muodollinen tavallisiin opiskelutilanteisiin.
5) Ydinviesti: Tärkein ensin
Aloita viesti suoraan asialla. Kerro tarvittavat taustatiedot lyhyesti.
Hyvä järjestys:
- Miksi kirjoitat (yksi lause)
- Tärkein tieto / pyyntö
- Tarkennukset (päivämäärä, kurssin nimi, tehtävän numero)
Hyviä aloituslauseita:
- Kirjoitan, koska minulla on kysymys tehtävästä 2.
- Ilmoitan poissaolosta torstaina 14.3.
- Tarvitsisin ohjeita kurssin palautukseen.
- En pääse osallistumaan tunnille ja haluaisin tietää, mitä teen korvaavasti.
Pidä kappaleet lyhyinä. Yksi asia per kappale.
6) Kohteliaat pyynnöt: “Voisitko…?” Ja “voinko…?”
Pyynnöissä käytä kohteliaita muotoja.
Hyviä pyyntömuotoja:
- Voisitko lähettää tehtävänannon uudelleen?
- Voisitko tarkentaa, miten tehtävä palautetaan?
- Voinko palauttaa tehtävän perjantaina?
- Olisiko mahdollista saada lisäaikaa palautukseen?
- Sopisiko, että tulen ohjaukseen ensi viikolla?
Suora käsky (vältä):
- “Lähetä ohjeet.”
- “Anna lisäaikaa.”
7) Lopetus: Kiitos ja selkeä allekirjoitus
Lopeta ystävällisesti ja kerro, kuka olet.
Kiitos-lauseita:
- Kiitos avustasi.
- Kiitos etukäteen.
- Kiitos ajastasi.
Lopetuksia:
- Ystävällisin terveisin,
- Terveisin,
- Kiittäen,
Allekirjoitukseen kannattaa lisätä:
- Etunimi Sukunimi
- Kurssi / ryhmä
- (Tarvittaessa) opiskelijanumero
8) Sähköposti vs. Lyhyt viesti (chat / wilma / teams)
Sähköposti:
- Käytä aina aihetta, tervehdystä ja allekirjoitusta.
- Kirjoita kokonaisia lauseita ja tarkista oikeinkirjoitus.
Lyhyt viesti (esim. Teams/Wilma):
- Voi olla lyhyempi, mutta kohtelias ja selkeä.
- Kerro silti: mitä asia koskee ja mitä pyydät.
Esimerkki lyhyestä viestistä (asiallinen):
Hei! Olen poissa tänään suomen tunnilta. Voitko kertoa, mitä tehtäviä tehdään kotona? Kiitos! – Amina, ryhmä A
9) Yleisiä virheitä ja miten korjaat ne
-
Aihe puuttuu
→ Lisää aihe: “Poissaolo 10.2.” / “Kysymys tehtävästä 3”. -
Viesti on liian pitkä
→ Jaa kappaleisiin ja pidä vain oleellinen. -
Vastaanottaja ei tiedä, kuka olet
→ Lisää nimi + kurssi/ryhmä. -
Pyyntö on epäselvä
→ Kirjoita tarkka toive: “Voinko palauttaa tehtävän perjantaina 16.00 mennessä?” -
Aikamuodot ja päivämäärät puuttuvat
→ Lisää päivä ja kellonaika, jos se on tärkeää.
10) Malliviestejä opiskelutilanteisiin
A) Poissaolo ja kysymys tehtävistä
Aihe: Poissaolo 11.3. – Suomen kielen perusteet
Hei [Opettajan nimi],
olen poissa maanantaina 11.3. sairastumisen vuoksi. Voisitko kertoa, mitä tehtäviä tunnilla tehdään ja mitä minun kannattaa tehdä kotona?
Kiitos avustasi.
Ystävällisin terveisin,
[Etunimi Sukunimi]
Ryhmä [X]
B) Kysymys tehtävästä
Aihe: Kysymys tehtävästä 4 (kappale 6)
Hei,
minulla on kysymys tehtävästä 4. En ymmärrä, pitääkö teksti kirjoittaa menneessä vai nykyajassa. Voisitko tarkentaa ohjeen?
Kiitos!
Terveisin,
[Etunimi Sukunimi], ryhmä [X]
C) Palautusajan pidennys
Aihe: Palautusajan pidennys – tehtävä 2
Hei [Opettajan nimi],
en ehdi palauttaa tehtävää 2 määräaikaan mennessä, koska minulla on ollut flunssa. Olisiko mahdollista palauttaa tehtävä perjantaina klo 16 mennessä?
Kiitos ajastasi.
Ystävällisin terveisin,
[Etunimi Sukunimi]
Kurssi: Suomen kielen perusteet kuntoon
D) Ajan pyytäminen ohjaukseen
Aihe: Ohjausaika / kirjoitustehtävä
Hei [Opettajan nimi],
tarvitsisin lyhyen ohjausajan kirjoitustehtävää varten. Sopisiko sinulle tiistaina klo 13–15 välillä tai keskiviikkona klo 10–12?
Kiitos!
Terveisin,
[Etunimi Sukunimi], ryhmä [X]
11) Harjoitukset
Harjoitus 1: korjaa viesti (selkeä ja kohtelias)
Muokkaa tästä parempi versio (lisää aihe, tervehdi, tee pyyntö kohteliaaksi, lisää allekirjoitus):
“en tule tänään. mitä pitää tehdä. vastaa.”
Tavoite: 4–6 lausetta, selkeä pyyntö, nimi ja ryhmä.
Harjoitus 2: kirjoita sähköposti opettajalle
Tilanne: Et ymmärrä kurssin yhtä ohjetta. Kirjoita viesti, jossa:
- on aihe
- kerrot mikä ohje ja mikä kohta on epäselvä
- pyydät tarkennusta kohteliaasti
- allekirjoitat
Harjoitus 3: kirjoita lyhyt viesti opiskeluryhmälle
Tilanne: Et pääse ryhmätapaamiseen. Kirjoita viesti, jossa:
- kerrot, ettet pääse
- ehdotat uutta aikaa tai kysyt, mitä sovittiin
- kiität
12) Tarkistuslista ennen lähetystä
- [ ] Onko aihe selkeä?
- [ ] Onko tervehdys mukana?
- [ ] Onko tärkein asia heti alussa?
- [ ] Onko pyyntö tai tavoite selkeä (mitä haluan)?
- [ ] Onko mukana tarvittavat tiedot (päivä, tehtävä, kurssi)?
- [ ] Onko lopussa kiitos ja nimi?
- [ ] Tarkistin oikeinkirjoituksen (iso alkukirjain, pisteet)?